Gladys Roman y Shayndell Roncal
El miércoles 17 de abril en la 30 Edición Semana de la Comunicación y el Marketing, Victoria Chacón, Directora de eventos de la agencia Apple Tree y docente del máster en Organización y protocolo de eventos en la Universidad Europea de Madrid, vía online dio la última conferencia de este tercer día en una Masterclass dirigida a los estudiantes de los grados académicos de Periodismo, Comunicación Audiovisual, Marketing y Publicidad. De esta manera, los estudiantes aprendieron las claves para ser top en comunicación de eventos.
Victoria Chacón cuenta con una gran trayectoria profesional, ha trabajado en múltiples agencias de eventos y creatividad, tales como Beon Worldwide, Creative Spirtit o NOS Events. Actualmente, es la Directora del área de Experiencias y Eventos de Apple Tree en la oficina de Madrid.
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Fotografía de la Masterclass vía Teams. Foto: Gladys Roman.
La ponencia comenzó con Victoria Chacón introduciendo los cuatro pasos fundamentales a los más de cuarenta participantes presentes en la teleconferencia los cuales son pensar, hacer, explicar e impactar. Respecto al primer paso que es el pensar, Victoria Chancón mencionó que este es una de las partes más fundamentales del proceso, ya que consiste en definir que es lo que el cliente busca comunicar.
En la segunda fase, que es el hacer, Chacón-Padillo hace referencia a la ejecución del evento. Es decir, se lleva a cabo aquello que se planifica ya que “el cliente ya me ha dicho que quiere hacer” añade. En cuanto a la tercera fase que es explicar, esta se relaciona con la parte comunicativa de la empresa a través del evento, lo que conlleva todos los mensajes, documentos y notas de prensa. Por último, la cuarta fase es impactar y aprender marcando los objetivos cumplidos de la empresa, en donde el organizador se pregunta si realmente está siendo de ayuda para el cliente, llegando a una evaluación de resultados.
Asimismo, en su ponencia resaltó la importancia del briefing y contrabriefing. El briefing se trata de un documento hecho por el cliente donde “explica que quiere transmitir, porque quieren hacer un evento, que es lo que quiere anunciar y por que nos contratan” señaló Chacón. En cambio, el contrabriefing se trata de un trabajo de la agencia que se encarga de ver qué información falta mediante una sesión por Teams o de manera presencial, “le hacemos preguntas al cliente para tener súper claro que es lo que quiere” explica Chacón. Se trata de entender exactamente qué pretende el cliente con el evento y que se planteen objetivos, con la finalidad de buscar un valor diferencial al evento.
Los objetivos del cliente al momento de realizar un evento son de suma importancia, comenta Chacón en la videoconferencia, ya que se deben plantear los necesarios para la ejecución de un óptimo plan de acción. Al final del evento se hace una evaluación de los objetivos cumplidos, analizando también, en qué áreas se puede mejorar. De la misma forma, Chacón destacó la importancia del presupuesto de un evento ya que debe haber un “equilibrio entre el objetivo y recursos económicos” de un contrabriefing.
Finalizando con la Masterclass, Chacón comentó su experiencia organizando el evento de Puma para el lanzamiento de las nuevas zapatillas Future Flash. También, explicó el desarrollo de la propuesta y a su vez, la experiencia innovadora del evento. De igual manera, mostró la organización de la inauguración de la apertura del centro comercial The Style Outlets en Cataluña. Cabe resaltar, que la inauguración fue un total éxito y logró que más de 10 nuevas marcas, sean parte del centro comercial. No obstante, Chacón resalta la importancia de la organización y el trabajo en equipo para que se den estos resultados positivos.