Trabajar en eventos es sinónimo de trabajar en equipo. Para que el evento salga adelante necesita un buen equipo, cohesionado y bien dirigido, o tal vez sea mejor decir  bien liderado ya que cuando quien dirige es un buen líder el evento sin duda será un éxito. Liderar equipos en eventos no es tarea fácil. A menudo el equipo se crea para ese evento en concreto y cuenta con muchos puestos de trabajo voluntarios o de prácticas, habitualmente no remunerados, cuya organización y gestión requiere que quien está al frente domine una habilidad directiva: el liderazgo.

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Paso previo: fijar un objetivo para el equipo de eventos a liderar

Ante todo el equipo ha de tener claros los objetivos a alcanzar y coordinar esfuerzos de cara a lograr los mismos. Esta unidad de esfuerzos y claridad de objetivo/s común/es ha de prevalecer sobre las diferencias que necesariamente tendrá el equipo (conocimientos, capacidades, edad, sexo, remuneración o no, etc.).

Cada miembro del equipo ha de ser consciente de que forma parte de un todo; concienciar a cada individuo de esta situación es tarea fundamental del líder para conseguir un equipo  eficaz y efectivo.

El objetivo común es lo que ayudará  a que los individuos se sientan parte del grupo. En la identificación y descripción de este objetivo se centrarán los esfuerzos comunicativos del líder, ya que de una correcta gestión de la comunicación por su parte va a depender que el grupo se sienta unido. Para conseguirlo el líder creará y reforzará la cultura de equipo y  establecerá reglas y rutinas para la interacción de sus miembros.

Creando equipos de trabajo en eventos

Hay que empezar por establecer la serie de competencias imprescindibles para lograr el objetivo cuya consecución es el motivo por el que el equipo se forma. Los miembros del equipo han de tener capacidades complementarias, no todos la misma. Es decir, si estoy montando un equipo de producción de eventos no puedo buscar que todos los posibles miembros del mismo sean unos cracks en videomapping; tendré que buscar individuos con diferentes recursos, actitudes y aptitudes, en los diferentes aspectos de la producción de un evento, de esa forma las individualidades se complementarán, en otro caso solo podrán competir.

En el equipo tiene que haber «un poco de todo«: técnicos, gestores, administradores, alguien que resuelva problemas, alguien que tome decisiones, un buen comercial, etc. De la correcta mezcla de todos esos ingredientes saldrá un proyecto único y bien hecho.

¿Como debe ser el líder de un equipo de trabajo en eventos?

Alguien capaz de implementar mecanismos de seguimiento, control y evaluación que le permitan analizar -con el propio equipo- los resultados de cada una de las fases/etapas en las que ha dividido el evento. Realizando ese análisis en equipo, escuchando las aportaciones individuales, encontrará soluciones a los problemas planteados -si los hubiere- desde distintos puntos de vista, desde perspectivas que no hubiera tenido en cuenta sin esas aportaciones en las que los recursos, aptitudes y actitudes de cada individuo se han puesto en el juego común del equipo. Estas aportaciones individuales al análisis de cada etapa son las que hacen crecer el proyecto común y «encarrilan» al equipo a la consecución de su objetivo.

Pero el líder, además, ha de ser una persona capaz de incorporar todo tipo de innovaciones tecnológicas que supongan una mejora en el rendimiento del equipo; esto va a requerir que esté muy informado sobre el particular y tenga una mente abierta hacia el empleo de nuevas herramientas, apps, etc., en el desarrollo de su trabajo.

También tiene que gestionar el cambio y fomentar la rotación de los miembros del equipo en distintos puestos, o el que aprendan nuevas tareas. Esto se obtiene con formación y motivación.

Mantener el equipo motivado es uno de los retos más importantes de quien lidera grupos de trabajo, y en eventos mucho más. Hay una relación directa entre liderazgo y motivación. Para motivar hay que conocer el tipo de incentivo que el grupo y cada miembro recibe por un mejor rendimiento (y si no está establecido tendrá que fijarlo); deberá conocer si cada individuo se siente aceptado por el grupo y su nivel de compromiso con el objetivo común; y deberá cuidar el tipo de relación que mantiene con cada miembro del grupo, definiendo muy bien los roles, para no generar equívocos, a la vez que mantiene una distancia prudente -ni demasiado cercana, ni demasiado lejana- con cada individuo, sin perder de vista el objetivo común.

Como decíamos al inicio, en un evento hay mucho trabajador voluntario y sin remuneración económica, al que hay que incentivar de alguna manera, o te puede dejar tirado el día «D»; es tarea del líder establecer un tipo de incentivo que motive, que anime a esa parte -bastante grande- de su equipo a conseguir el objetivo común. Por cierto, ser «coleguilla» de los miembros del equipo no es un incentivo, puede generar muy «buen rollito» pero a la larga tener un líder demasiado cercano crea confusión de roles.

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